Optimizando las reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo son definidas por algunos trabajadores como “innecesarias”, “pesadas” o “aburridas”. Evitar este tipo de calificaciones es posible sabiendo cómo y cuándo llevar a cabo reuniones de trabajo.

Un estudio publicó recientemente que el 50% de las reuniones podrían evitarse y la mayoría de ellas acortarse, y que éstas ocupan un 70% de la jornada laboral de los directivos.

Por ello, es fundamental priorizar los temas importantes y evitar reuniones inútiles que hagan perder tiempo y dinero a la empresa.

Una vez planeada la reunión, vale la pena tener en mente las siguientes consideraciones:

•    Objetivo de la reunión: ¿a qué se debe esta reunión?
•    Orden del día: ¿qué temas se tratarán?
•    Duración: es recomendable no alargarlas más de una hora y media y evitar hacerlas los viernes por la tarde ya que los trabajadores perderán la concentración más rápidamente.
•    Pausas y refrigerio: en caso de llevar a cabo reuniones largas, asegúrese de que establece pausas lo suficientemente frecuentes con el fin de que nadie pierda la concentración. Ofrecer una pequeña selección de bebidas y pica-pica ayudará.
•    Preparativos: recursos necesarios durante la reunión tales como un proyector, una pizarra, fotocopias o un Power Point deben prepararse con antelación y estar a punto para cuando la reunión empiece.
•    Moderación: es importante debatir los temas tratados sin dejar que se pierda el hilo central de la reunión. Un moderador deberá responsabilizarse de que la reunión se centra en los temas para los que se ha sido convocada.
•    Conclusiones: antes de acabar la reunión, es una buena idea hacer un sumario de las principales conclusiones a las que se ha llegado. Esto ayudará a los  es una a los asistentes a irse con una idea clara de las principales conclusiones a las que se ha llegado.

Si la reunión ha sido con futuros clientes o proveedores, asegúrese de que reciben su correspondiente tarjeta de visita en caso de que quieran ponerse en contacto con su empresa más adelante.

Leer más: Evite el aburrimiento en las reuniones

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